Como transformar tu oficina en una ECO-AREA

Ante una mayor concientización por parte de todos, nos imponemos la necesidad de ser sostenibles y responsables con el medio ambiente en la mayoría de cosas que hacemos. Tanto a nivel particular como a nivel empresarial, es más común que llevemos a cabo todo tipo de acciones orientadas al cuidado y prevención del medio ambiente. A veces, cuando pensamos en ello, nos abrumamos al creer que el efecto que tienen nuestras actuaciones individuales no sirve para mucho, aunque los resultados demuestran que si todos empezamos a hacer pequeñas cosas, posiblemente consigamos grandes resultados. Así que, ¿cómo podríamos aplicar este tipo de reglas a nuestro día a día? Desde fonvirtual, os proponemos una serie de reglas para ahorrar papel en la oficina. Por un lado, conseguiréis ahorrar mucho dinero gastando menos en papel y, por el otro, haremos que nuestra empresa sea más sostenible.

1. Reutiliza el papel

Todos utilizamos mucho papel de aquí y de allá para apuntar cosas: un número de teléfono, una cita, un nombre… casi cualquier superficie donde podamos escribir nos vale. Por eso es una buena idea no utilizar papel nuevo para esto, sino reutilizar folios impresos, por ejemplo.

 2. Imprimir a doble cara

Un buen punto de partida debe ser que imprimamos solo aquellos documentos que forzosamente vamos a necesitar. Debemos intentar ser muy juiciosos con esto, imprimiendo lo menos posible. De cualquier modo, parece interesante que, puestos a tener que imprimir cualquier tipo de documento, lo hagamos a doble página, por delante y por detrás. Con esta medida tan elemental conseguiremos ahorrar la mitad de papel del que hubiésemos consumido imprimiendo una única cara.

3. Fomentar el uso informático

Pensando con la misma coherencia, deberemos ampliar al máximo posible el uso informático que podamos hacer en nuestra oficina. Apuntar, por ejemplo, las cosas en archivos en el ordenador en lugar de en cuadernos, evitando utilizar el formato papel para nada. Tal y como hablábamos en el apartado anterior, sería interesante limitar al máximo la impresión de cualquier documento, al punto que sólo los realmente imprescindibles sean llevados a papel. Si tenemos una reunión, podemos sacarle mucho partido a las pizarras blancas o pasando la información directamente en soporte digital a los asistentes.

4. Reciclar

Todo el papel que hemos utilizado y que ya no nos sirve puede reciclarse, ya que es una acción muy sencilla y útil y que alargará la vida de los materiales que utilizamos día a día. Puedes colocar una caja en un rincón de la oficina y depositar en ella los documentos inservibles para, una vez a la semana, acercar su contenido hasta un contenedor destinado al reciclado de papel.

5. Uso de tecnologías más sostenibles para ahorrar papel

Apoyarnos en nuevas tecnologías que fomenten el no uso de papel. Por ejemplo, la emisión de facturas a través de correo electrónico en lugar de correo tradicional. Igualmente, existen en la actualidad soluciones de telecomunicaciones como el fax por Internet que ofrecen el mismo servicio que el fax tradicional, pero no consumen papel. Este tipo de ideas innovadoras que aparecen cada vez con mayor fuerza, son buenas medidas para ser sostenibles.

Podemos asegurarte que no salvarás al mundo con esto pero en la medida en que esta acción se vaya contagiando con tus compañeros de trabajo sí iniciarás una cultura ecológica y responsable ¡Anímate!

5 tips infalibles para que tu reunión de trabajo sea productiva

Hay varios peligros en las reuniones: no hacerlas o hacer demasiadas; hacerlas muy cortas o muy largas; hablar de nada o hablar de todo. Como en casi todos los aspectos de un negocio, encontrar el equilibrio adecuado es un arte que se perfecciona con el tiempo, y las reuniones de trabajo son clave para mantener a un equipo concentrado y dirigido hacia un mismo objetivo.

Recuerda que el tiempo es valioso para nuestro negocio, y hacer una reunión también tiene un costo ¿Cómo saber si tu reunión está siendo productiva? ¿Convocas a las personas correctas? ¿Estás haciendo una buena inversión? Checa estos 5 consejos y haz que tu tiempo de trabajo sea de valor.

1. Reúne a quien lo necesita

Hay ocasiones en las que las reuniones se convierten en una excusa para socializar o para opinar sobre todos los aspectos de un negocio. Si quieres una reunión efectiva, asegúrate de convocar solamente a aquellos que realmente tienen el poder de decidir sobre los asuntos que se vayan a tratar.

2. Decide y comunica el objetivo de la reunión con suficiente antelación

Ya sea una reunión programada o de seguimiento, es bueno centrar los temas principales y saber de antemano los puntos a tratar. Haz esto de forma breve y clara. Es muy importante decir explícitamente cuál es el objetivo principal de la reunión, ya sea “elegir nuestro proveedor de contenidos digitales” o “revisar el estado de nuestros equipos de trabajo”. Esto muestra gran profesionalidad, además de respeto por el tiempo de las personas que van a llevar a cabo la reunión. Permite, además, que los asistentes preparen con tiempo información adicional si es que fuera necesario..

3. Permite que los asistentes den información de antemano

Si estamos reuniendo a las personas clave y hemos centrado los temas a tratar, ya no tendrás espectadores pasivos en tu reunión. Da la oportunidad de que los asistentes envíen por e-mail puntos adicionales que deseen tratar relacionados con el tema de la reunión o documentación clave que aporte valor. El objetivo es implicar a los asistentes días antes de que la reunión tenga lugar. De este modo no se toman decisiones precipitadas, sino que todo el mundo ha tenido oportunidad de reflexionar, aportar la información necesaria y discutir en sus equipos los puntos relevantes.

4. Mantente enfocado

Con esta preparación, las personas llegarán a la reunión muy mentalizadas y listas para cumplir objetivos. Aun así, es muy normal que durante una reunión surja la distracción y pasemos del plan de ventas al estado de nuestros equipos informáticos o a la escasa calidad de la máquina de café. No dudes en reconducir, mantener la reunión en los puntos clave y tomar notas sobre temas que pudieran solucionarse en otro contexto o futuras reuniones. Poco a poco tu equipo irá acostumbrándose a reuniones cortas y efectivas, y sentirá que son herramientas que ayudan a mejorar el trabajo, en lugar de ralentizarlo.

5. Agradece e informa

Las personas clave han estado presentes. Estaban informadas de los temas a tratar. Han aportado valor a la reunión, quizá incluso por adelantado. Es hora de cerrar la reunión agradeciendo su labor en informar y tomar decisiones y mandar un acta o e-mail en el que se concreten los puntos clave a modo resumen para mayor claridad. Es importante cerrar bien y reconocer que el objetivo de la reunión se ha cumplido, así como dejar por escrito los compromisos y decisiones adquiridos.

En resumen, las reuniones de trabajo han de tener un propósito. Éste debe ser conocido por todos los asistentes, y se debe animar la preparación de antemano. Las personas valiosas quieren estar trabajando, sacando adelante proyectos y solucionando problemas. Las personas realmente motivadas no quieren estar en una sala esperando a que otro termine de hablar sobre un tema que casi no le afecta. Organiza así tus reuniones, y verás cómo sube el entusiasmo y la productividad de tu negocio.

¿Cómo acabar con la pereza? ¡Nosotros te decimos!

La pereza nos aleja de nuestros objetivos. Hace que el desempeño en cualquier área de nuestra vida sea pobre, mediocre. Pero, cuando no tenemos ganas de nada, ¿Hay solución?

Hay veces  que solamente necesitamos un pequeño empujón, y para darnos motivación sólo hay que poner en práctica algunos sencillos consejos como los siguientes:

1. Ejercicio físico: La pereza puede provenir de la falta de energía y un buen recurso para proporcionársela al cuerpo es el movimiento, por contradictorio que parezca.

2. Descansar bien a diario: Naturalmente. ¿Cómo vamos a estar deseosos de hacer algo si estamos cansados?

3. Establecer tiempos: Lo más difícil es empezar. Si nos fijamos una hora para hacer algo, que sea esa y sin pensarlo.

También podemos fijarnos un tiempo para realizar la actividad. Por ejemplo: “Limpiaré durante quince minutos.” “Estudiaré media hora.” Ya verás. Una vez entrados en materia, lo que viene después es más fácil.

4. Hacerlo urgente: “Al mal paso, darle prisa.” Establecer un límite para terminar con la tarea cuanto antes es muy efectivo.

5. Ver los beneficios: La pereza nos induce a ver las dificultades antes que los beneficios que obtenemos al finalizar la tarea. Hay que darle la vuelta.

6. Premiarse: Si la recompensa no es inmediata, ¿qué mejor que darse a uno mismo un capricho por el buen trabajo? ¿Por qué no?

Con esto hay que ser proporcionados, claro. No vamos a premiarnos con unas vacaciones en París por haber fregado los platos antes de las cuatro de la tarde. Pero, ¿qué tal un baño reconfortante o un maravilloso café?

7. Pensar en lo que pasaría si la tarea no se hace: Si no nos motiva mucho pensar en los beneficios, quizás podríamos pensar también en los perjuicios. ¿Qué ocurriría si no hacemos lo que tenemos que hacer?

8. Encontrar compañeros de actividad: El apoyo mutuo funciona también. Ya no es la motivación de una sola persona; son varias motivaciones juntas.

9. Tratar de estar parados el menor tiempo posible: Acostumbrarse a estar activos a lo largo del día, hará que se nos hagan menos cuesta arriba las tareas tediosas.

10. Dividir las tareas en sub-tareas: Por supuesto, dependiendo de la complejidad de las mismas. Dividir hará que la tarea sea más manejable y llevadera. Ilustrémoslo con otro dicho popular: “Uva a uva, un pavo se comió una viña.”

11. Tener claro el plan: A veces se dejan de hacer cosas sólo porque no se tiene claro cómo “meterles mano“, cómo abordarlas. Pensar antes en qué hay que hacer y en cómo hará más fácil ponerse a ello.

12. Hacer una cosa y después la siguiente: Es natural cansarse, saturarse y agobiarse cuando se simultanean varias tareas. Más conveniente es concentrarse en una y, una vez terminada, en la siguiente.

Esto es mucho pedir, por ejemplo, para las personas que llevan el mayor peso de las responsabilidades familiares y, además, trabajan fuera de casa. Sin embargo, para evitar que nos pase factura a la larga este sobreesfuerzo, lo suyo es secuenciar las tareas, siempre que sea posible.

13. Desafiarse: Especialmente si algo nos parece difícil, muy duro de llevar a cabo. Retarse a uno mismo y enfrentarse al problema, como un guerrero. ¡Adelante! ¡Arriba! ¡Claro que puedes hacerlo!

14. Anotar los progresos: Cuando se tratan de alcanzar objetivos a largo plazo, ésta es una gran idea. Ir anotando cada día nuestros pequeños avances o lo que hemos hecho alimentará nuestra motivación.

15. Mirar cómo progresan los demás: Funciona si uno observa a las otras personas para inspirarse y mejorar. De otro modo, no tiene sentido.

16. Hacer cosas que nos llenen: Si podemos elegir entre dos ocupaciones: una que sería útil, pero que no nos gusta, y otra menos útil que sí nos entusiasma, quedémonos con la segunda.

¿Tienes algún otro consejo? ¡Compártelo con nosotros!

Dos curiosas e inusuales formas de impresionar a tu jefe

Ryan Holmes, CEO de Hootsuite, dijo recientemente en un post de LinkedIn que ha descubierto algunas maneras peculiares de impresionar a al jefe que te harán pasar de un trabajador bueno a uno excelente.

Aunque reconoce que son cosas en las que nadie se fija, afirma que te ayudarán a destacar entre la multitud de Godinez en el trabajo y harán que tengas una mejor relación con tu jefe. Y estos son dos ejemplos:

Preocúpate por las cosas pequeñas

Holmes escribe que la legendaria banda de rock de los ochenta, Van Halen, era famosa por sus tácticas de control de calidad ingeniosas. Y explica que, oculto dentro del contrato de 53 páginas del grupo, se estipulaba que su backstage green debía ser suministrado con M&Ms de todos los colores, menos marrón. Y si ellos encontraban uno de ese color, cancelaban su concierto. Pero todo tiene una lógica y es muy simple: si sus contratistas no leen la letra pequeña cuando se trata de dulces, ¿cómo podían confiar en ellos?

Y en muchas empresas, dice Holmes, estos pequeños detalles pueden ser desastres por ocurrir. Por lo que, un empleado que se ocupe de estos detalles, es de gran valor para la compañía.

Falla en algo

Holmes afirma que hay dos tipos de fallas. El error debido a la incompetencia y el que surge debido a la ambición. "Un buen jefe reconoce la diferencia entre las dos y respeta a los empleados por la segunda razón", escribe.

"Sin riesgo, después de todo, es difícil que cualquier empresa siga adelante", explica Holmes. "Un buen jefe sabe que el fracaso y la innovación son dos caras de la misma moneda".

Y menciona que es importante tener en cuenta que no todos los jefes son capaces de reconocer este tipo de estrategias. "Por lo tanto, estos trucos deben aplicarse con criterio, especialmente si trabajas en una industria conservadora o regulada".

"Habiendo dicho esto, los grandes jefes saben que los empleados son la clave del éxito", concluye.

 Fuente: http://mundoejecutivo.com.mx/management/2015/02/26/2-formas-inusuales-impresionar-tu-jefe

5 tips para hacer que tu trabajo sea productivo y ordenado

Ser empleados productivos es una de las características más valoradas en el mercado laboral, y es que no para todo el mundo es una tarea sencilla aprovechar al máximo el tiempo y hacer que los asuntos más importantes estén siempre bajo la lupa, es por eso que te traemos 5 puntos para que tu trabajo sea altamente productivo y sin distracciones:  

1- Es necesario antes que nada concentrarte, todo trabajador necesita momentos de esparcimiento pero estos deben estar distribuidos de forma que no interrumpan tus tareas o que no impidan que atiendas un asunto importante.

2- No todos los asuntos tienen la misma importancia, por eso es necesario llevar una lista con las prioridades diarias, aquellas que debes atender antes de irte de la oficina. Una vez resueltas podrás pasar a otros proyectos o a establecer nuevas prioridades. Si recibes a diario muchos emails dedica un momento del día específico para contestarlos y no lo hagas cada vez que recibes un correo, pues este hábito podría distraerte del asunto que te encuentras atendiendo en ese momento.

3- Optimiza tu tiempo y no permitas distracciones tontas, ésto hará la diferencia entre una jornada laboral productiva y otra que no lo es.

4- Aprende a decir que no si te encuentras sobrecargado de trabajo. En ocasiones el problema de tiempo en el empleo no se debe a que el trabajador no sepa organizarse si no a que tiene demasiado que atender, por eso vela por ti y se consciente de tus capacidades.

5- Aprende a delegar en el caso de que te encuentres en la posición de hacerlo. Si tu oficina se maneja con un horario flexible ajusta tu jornada tomando en cuenta los momentos que más rindes. Por ejemplo si eres más productivo en la mañana, llega una hora antes que todos y de seguro podrás adelantar mucho trabajo, si más bien es en la noche vete una hora después que todos. Lo ideal es que termines tu trabajo dentro de tu horario.

Ser un empleado que sabe organizar su tiempo en la oficina no se traduce en alguien que no habla ni socializa con los otros, si no más bien en un trabajador que en el momento que se sienta a realizar sus tareas las hace bien y de manera efectiva, y tú puedes lograrlo.

Snaks que sí puedes comer en la oficina

Seguramente en el trabajo sientes un poco de hambre, lo malo es recurrir a la máquina de golosinas de la oficina o a la tiendita más cercana para saciar tu antojo. Por ello, te presentamos algunos consejos para tomar un snack saludable que te permita seguir trabajando y mantener tu salud en niveles óptimos:

1. Fruta. Además de ser una de las mejores opciones, la fruta es práctica, no necesita refrigeración y aporta vitaminas, minerales, fibra y agua. Frutas como manzanas, peras, guayabas y uvas, sólo debes lavarlas y llevarlas al trabajo. En el caso de frutas como la sandía, la papaya o la piña, si no hay tiempo de cortarlas en la mañana, se pueden preparar desde la noche y mantenerse en recipiente listo  para llevarlo al trabajo.

2. Alimentos con fibra. Además de las frutas, las verduras y los cereales integrales aportan fibra. El refrigerio es un buen momento para consumir verduras crudas debido a que, al igual que las frutas, no requieren refrigeración y su preparación es muy sencilla. Se pueden comer zanahorias, jícamas, pepinos o apio; incluso, preparar una pequeña ensalada o si así se desea, llevar un recipiente con verduras cocidas (frías pueden ser un refrigerio delicioso).

En cuanto a los cereales, se puede elegir galletas, panes, barras de cereal o cereales para el desayuno con un buen contenido de fibra. Es importante revisar en la tabla nutrimental que por cada porción contenga al menos 2.5 gramos de fibra. 

3. Comer proteína. Para completar el refrigerio, de acuerdo a lo establecido en el Plato del Bien Comer, es necesario consumir algún alimento que contenga proteína. Aquí podemos elegir desde un yogurt, leche, queso (de preferencia quesos frescos bajos en grasa como el panela), o nueces y semillas como pistaches, pepitas, cacahuates, almendras, etc.  Estos alimentos además de aportar proteínas, proporcionan grasas saludables, por lo que son una excelente opción para el refrigerio.

Se recomienda consumir el refrigerio 3 o 4 horas después de haber consumido alguna comida principal. También vale la pena mencionar que los refrigerios se deben ingerir incluso cuando no se tenga tanta hambre, ya que este momento es justo el ideal para recargar energía y mantener los niveles de glucosa en sangre estables.

Destinar 15 minutos del día a la planeación y preparación de los refrigerios, es un hábito que deberá reforzarse hasta que simplemente forme parte de la vida diaria.

Por último, no olvides tomar agua mientras trabajas, esto hará que el intestino funcione mejor y te mantengas bien hidratado durante todo el día.

Ejecutiva y glamourosa

Trabajar en una oficina ya no es lo que solía ser antaño. El traje gris, la blusa con pechera de encaje y los zapatitos de medio tacón son sólo una imagen que parece salida de una película antigua. Hoy, los códigos de vestir se han relajado mucho, y en la oficina se han encontrado nuevos lenguajes de elegancia y estilo que te permiten vestir bien, sin dejar a un lado la moda, incluso si llevas uniforme puedes darle un toque chic.

He aquí diez reglas infalibles para lograr un estilo ejecutivo:

1.- Nada muy revelador. No lleves faldas demasiado cortas o blusas escotadas a trabajar. Recuerda: no hay que enseñar mucha piel en tu lugar de trabajo.

2.- ¿Camisetas? Sí, siempre y cuando se lleven otra prenda: un saco, un suéter o una camisola.

3.- Maquillaje… con discreción. El maquillaje es fundamental, pero evita siempre el exceso. Juega con una boca más encendida, una sombra nacarada o un lindo delineado de ojos. Eso sí, no lo hagas todo al mismo tiempo. Un detalle llamativo es suficiente.

4.- Adórnate. La joyería es un gran aliado de la mujer que trabaja. Unos aretes, un collar, broche o anillo vistoso le darán diversión a tu atuendo. Sólo procura que no sea demasiado cargado de cristales y brillo: eso es para después de las 5.

5.- La estela de tu perfume… Es verdad: las fragancias son parte de tu personalidad, pero no te bañes en ellas, ni uses aromas demasiado invasivos, especialmente si tu trabajo es muy encerrada y trabajas con más personas.

6.- ¿Jeans? Hay empresas que los permiten, sólo procura que los que uses no estén rotos o demasiado decorados, entre otras cosas porque son poco versátiles y combinables.

7.- ¡De pelos! No lleves cortes muy extremos o tintes extravagantes: un mohicano pintado de azul no es adecuado para la oficina. Tus tintes, peinados y cortes de cabello deben ser discretos y elegantes.

8.- Viernes casual. Sport no significa fachas: métete esto en la cabeza. No vayas de pants o tenis rotos a trabajar en viernes. Únicamente relaja un nivel la ropa que sueles usar el resto de la semana: jeans, una camiseta y un saco con zapatos bajos es un buen ejemplo de viernes casual.

9.- ¿Medias? Sí se llevan, pero las más divertidas: con textura, puntitos, oscuras, mates. Las de lycra brillante olvídalas.

10.- ¿En las alturas? Los zapatos de tacón te dan un gran porte, una fuerza y feminidad únicas. Pero evita los muy adornados y brillantes, mejor resérvalos estos para ir de fiesta.